Vì sao họp hành nhiều?

QTVKN

Level 6
Vì sao họp hành nhiều?

[Bài viết thể hiện quan điểm cá nhân của người viết]

1. Công ty càng hierachical thì càng nhiều hội họp. Nhiều cấp bậc, nhiều tôn ti trật tự, trách nhiệm chồng chéo dẫn đến hoạt động gì cũng phải huy động rất nhiều người tham gia, còn bằng không thì cũng không biết giao phó cho ai hoặc sợ bị nhiễu thông tin.

Những công ty lớn bây giờ để bộ máy tinh gọn, hoạt động hiệu quả thì cơ cấu tổ chức từ vị trí cao nhất ở một quốc gia (CEO) cho đến vị trí thấp nhất (individual contributor) là không vượt quá 4 cấp bậc (layer) và mỗi người quản lý phải giám sát ít nhất 4-8 nhân viên.

2. Một số nhà lãnh đạo chỉ yên tâm đưa ra quyết định, hoặc chỉ có thể đưa ra quyết định trước rất nhiều nhân viên thay vì chỉ tập họp với một vài người quan trọng. Đó là yếu tố tâm lý, đặc biệt với tuýp lãnh đạo làm việc theo cảm hứng. Đám đông là nhân tố kích thích trí não họ hoạt động.

Ở Việt Nam, chưa chắc tình huống này mang tính chất phổ quát vì lãnh đạo ở nước mình vẫn còn mang nặng yếu tố văn hóa làng xã ngày xưa. Nói một cách khác, họ có khuynh hướng tập họp nhiều người, giống như các trưởng làng, làm việc gì thì cũng phải có hội có nhóm, một mặt nhằm thể hiện vai trò lãnh đạo của mình, mặt khác thì cũng có thể thị uy với con dân nếu có vấn đề phát sinh.

3. Tính sĩ diện cao của người Châu á nói chung và người Việt nói riêng. Vào họp dù là không có vai trò gì thì vẫn phải tham gia, vì nếu không thì sợ mình không phải là người quan trọng trong công ty. Phần nhiều thì không dám bày tỏ chính kiến với cấp trên là rằng mình không thích hợp với nội dung cuộc họp.

4. Không có mục đích hội họp rõ ràng, không có kỹ năng tổ chức hội họp, không nắm bắt được năng lượng của những người tham gia... dẫn đến ôm đồm các vấn đề giải quyết trong một cuộc họp, nhập nhằng giữa việc chia sẻ thông tin, giải quyết vấn đề, brainstorming, decision making, tạo cảm hứng, báo cáo tiến độ... nên mất thời gian không đáng có và thường mời không đúng người tham gia.

5. Năng lực quản lý kém của người quản lý dẫn đến vấn đề gì thì cũng phải hội họp. Đặc biệt khi có khủng hoảng (crisis) thì họ thường lập tức mở các cuộc họp dưới danh nghĩa ad-hoc dù bản thân họ chưa có định hướng giải quyết cũng như đội ngũ của họ chưa sẵn sàng các dữ liệu cần thiết. Thường sau các cuộc họp ad-hoc dài vô tận này sẽ là các cuộc họp thật sự để thảo luận các vấn đề then chốt và đưa ra hướng giải quyết.

Một vài tips để quản lý hội họp hiệu quả:

Trong 1 ngày làm việc thì thời gian để họp (meeting & alignment) nên ít hơn hoặc ít nhất là ngang bằng với thời gian làm việc và cải tiến (execution & innovation) thì mới tạo năng suất lao động tốt nhất. Mỗi cấp bậc quản lý có trách nhiệm riêng của mình, và cũng vì thế mà họ được trả lương cao hơn để làm các công việc đó. Nếu chồng chéo vai trò của nhau thì còn ảnh hưởng đến chi phí vận hành và nguồn lực của tổ chức.

a) cuộc họp decision making nên tách riêng ra và chỉ nên dành cho một vài cá nhân chủ chốt. sau đó, kết quả sẽ được chia sẻ xuống dưới với nhiều nhân viên để cùng thảo luận kế hoạch hành động chi tiết.

b) hạn chế tối đa các cuộc họp mang tính chất chia sẻ thông tin (dân dã gọi là tự luyến), có thể gửi chi tiết qua email, hoặc thời gian dành cho mỗi cuộc họp này nên là rất ngắn.

c) nếu là ad-hoc thì có thể họp đứng (standup meeting) ngắn trong 15-20 phút để cập nhập nhanh tình hình, định hướng sơ bộ và giao việc để mỗi cá nhân chủ chốt chuẩn bị data và sắp xếp 1 cuộc họp vào một lúc sau khi mọi người đã sẵn sàng.

d) công ty có văn hóa họp thì có thể cân nhắc chọn 1 ngày trong tuần, tùy theo mỗi đội nhóm, và quy ước sẽ không có bất kỳ cuộc họp nào trong ngày này. Thay vào đó, quản lý khuyến khích nhân viên tập trung giải quyết các vấn đề tồn đọng cũng như có thể đề xuất các ý tưởng mới.

(Fb Paul Ho)
 

Thống kê

Chủ đề:
5,132
Bài viết:
6,453
Thành viên
92,400
Thành viên mới
vic.win202020

Thành viên trực tuyến

Top