Doanh nghiệp làm việc từ xa như nào trong mùa dịch Covid 19 ?

Người khởi tạo ptlinh
ptlinh
Ngày gửi Bình luận: 0 Lượt xem: 337
Rating
5.00 star(s)

ptlinh

Thành viên
Khi covid-19 chưa có dấu hiệu giảm, chủ đề nóng trong giới doanh nghiệp lúc này đang là “làm việc từ xa” (remote work) hay “làm việc tại nhà” (work from home).

Làm việc từ xa là một khái niệm không mới với các freelancer hay các nhóm làm việc đa quốc gia. Để tổ chức và quản lý một team work từ xa không khó nhưng để điều hành cả một doanh nghiệp từ xa lại là vấn đề khác. Vậy, doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì để toàn bộ nhân viên có thể làm việc từ xa mà vẫn đảm bảo sự ổn định và tăng trưởng.

Để điều hành một doanh nghiệp từ xa bạn cần ba yếu tố:
  • Công cụ
  • Quy định
  • Quy trình
Trước tiên, cần phân biệt làm việc từ xa ở cấp độ “team work” với cấp độ “toàn doanh nghiệp” khác nhau như nào.

Thông thường, một team work chỉ có số lượng người không lớn và không tổ chức thành các phòng ban như doanh nghiệp. Trong khi doanh nghiệp phải có nhiều phòng ban chức năng, số lượng nhân viên và các quy trình quản lý hành chính cũng phức tạp hơn.

Với "nhóm làm việc" từ xa thì mọi thứ sẽ đơn giản hơn vì chỉ cần công cụ meeting online, soạn thảo văn bản online, phần mềm group chat và công cụ giao việc là xong. Tuy nhiên nếu bạn muốn áp dụng làm việc từ xa cho toàn bộ doanh nghiệp bao gồm cả bộ phận sales, marketing, nhân sự, tài chính, hợp đồng... thì sẽ cần tới một phần mềm quản lý doanh nghiệp online hoàn chỉnh. Những nội dung trên thường nằm ngoài phạm vi của những công cụ quản lý công việc thông thường.

Làm việc từ xa doanh nghiệp cần một work place online
Workplace online tái hiện lại toàn bộ môi trường làm việc offline của công ty, đảm bảo quy trình làm việc và vận hành toàn bộ doanh nghiệp online một cách trơn tru.

Vậy thì work place online sẽ có gì? Đó là bảng thông báo, tài chính thu chi hàng ngày, công việc các phòng ban, tình hình bán hàng của đội sales, bộ phận nhân sự, dịch vụ khách hàng…. có như vậy người điều hành doanh nghiệp mới nắm bắt và giám sát hoạt động toàn bộ công ty và đánh giá hiệu suất làm việc của từng cá nhân, phòng ban.

Làm việc từ xa doanh nghiệp cần công cụ để quản lý
Như đã nói ở trên, với cấp độ doanh nghiệp ngoài việc sử dụng các công cụ: meeting, giao việc, soạn thảo văn bản online, phần mềm chat thì bạn còn cần tới một công cụ quản lý tổng thể doanh nghiệp để bao trọn các yếu tố về nhân sự, hành chính, thu chi, hợp đồng, báo cáo...công cụ đó giúp cho người điều hành giám sát trọn vẹn mọi hoạt động của công ty, tình hình công việc mỗi phòng ban và từng cá nhân.



Lựa chọn và sử dụng nhất quán các công cụ khi làm việc từ xa

Tổ chức làm việc từ xa hiệu quả hay không là ở việc doanh nghiệp lựa chọn và sử dụng các công cụ như nào.

Làm việc từ xa doanh nghiệp phải có quy trình rõ ràng
Nếu không có quy trình, doanh nghiệp rất khó để kiểm soát nhân viên làm việc. Điều doanh nghiệp phải làm ngay đó là trực quan hóa quy trình làm việc offline thành quy trình làm việc online. Tất cả được quản lý bằng công cụ, phần mềm.
  • Quy định về thời gian làm việc như nào
  • Tuân thủ kỷ luật ra sao
  • Thời gian họp bao lâu
  • Công cụ họp là gì
  • Nội dung trao đổi khi meeting online là gì
  • Báo cáo công việc ở đâu


Quy định khi làm việc từ xa đảm bảo tính kỷ luật cho nhân viên

Rất nhiều yếu tố, càng làm chi tiết và kỹ càng thì điều hành sẽ dễ dàng hơn.

Làm việc từ xa phải duy trì tinh thần làm việc cho nhân viên
Khi làm việc tại nhà, nhân viên của bạn sẽ bị tác động rất nhiều yếu tố xung quanh như con cái, việc nhà, hàng xóm....hay thậm chí mệt mỏi muốn nghỉ ngơi. Tất cả sẽ rất ảnh hưởng đến hiệu suất công việc. Do đó, việc duy trì tinh thần làm việc là điều cực kỳ quan trọng.

Một vài gợi ý như:
  • Yêu cầu mọi người có phòng riêng làm việc
  • Mặc quần áo chỉn chu như đi làm (khuyến khích)
  • Tương tác online với đồng nghiệp (nhìn thấy mặt nhau)
  • Quy định giờ họp
Tùy theo văn hóa mỗi công ty và đặc thù công việc sẽ có cách tổ chức khác nhau. Còn dưới đây là những hướng dẫn chi tiết về tổ chức và điều hành doanh nghiệp từ xa, các doanh nghiệp có thể tham khảo.

Trọn bộ hướng dẫn tổ chức và điều hành: https://vinno.vn/tin-tuc/huong-dan-chuc-dieu-hanh-doanh-nghiep-tu-xa-thoi-covid-19
 
Sửa lần cuối:

Chủ đề mới

Bài mới nhất

Thành viên tích cực 30 ngày qua

4 bài đăng
6 bài đăng
11 bài đăng

Thống kê

Chủ đề:
5,360
Bài viết:
6,842
Thành viên
92,765
Thành viên mới
phanmemabitstore

Thành viên trực tuyến

Không có thành viên trực tuyến.
Top