9 cách đơn giản để khiến những người bận rộn trả lời email

Người khởi tạo H
Hoàng Nhật Quang
Ngày gửi Bình luận: 0 Lượt xem: 90
Trên thực tế, bạn dành thời gian đáng kể để viết, đọc và trả lời email.
Một nghiên cứu gần đây của Adobe tiết lộ rằng 1 nhân viên đang dành 4,1 giờ mỗi tuần để kiểm tra và tương tác với các email công việc. Vì vậy, khi bạn soạn thảo một email, bạn muốn nó được tạo ra một cách tốt và tốn ít thời gian để đọc. Vì vậy, chúng tôi đã tổng hợp các mẹo này để viết email – sẽ được mở và trả lời mà không làm mất thời gian của bất kỳ ai.
Cách viết email để người nhận sẽ thực sự trả lời
1) Viết dòng tiêu đề mô tả.
Dòng tiêu đề của bạn nên nêu rõ lý do gửi email để người nhận bắt buộc phải mở và trả lời nó. Nó cũng phải rõ ràng và ngắn gọn – xét cho cùng, nếu dòng tiêu đề của bạn rõ ràng, email của bạn cũng sẽ như vậy. Chúng tôi khuyên bạn nên tránh những câu đầy đủ, chỉ nên đặt một phần lý do mở email trong dòng tiêu đề.
Các cụm từ cần tránh:
  • “Đang đăng ký”
  • “Chạm vào đây”
  • “Theo dõi”
Các dòng Chủ đề Ví dụ:
  • “Câu hỏi về bài đăng trên blog của bạn về Snapchat”
  • “Thông tin cuộc họp cho Thứ Hai, 5/1”
  • “Dữ liệu mới: 43% người tiêu dùng muốn nội dung video”
2) Đi vào vấn đề và nhanh chóng.
Trong những dòng mở đầu của email, bạn có thể muốn liệt kê các thông tin đăng nhập hoặc tổ chức của mình, nhưng bạn có thể làm điều đó sau. Thay vào đó, dòng mở đầu email của bạn phải đi thẳng vào vấn đề để người nhận hiểu ngay những gì họ đang yêu cầu.
Định dạng cơ bản của một email thành công phải là:
  • Mở lời chào
  • Lý do gửi email
  • Chi tiết
  • Kêu gọi hành động
  • Lời chào kết thúc
Định dạng này rất quan tâm đến người đọc của bạn, những người gặp khó khăn trong việc duy trì sự chú ý trong thời gian dài và nó buộc bạn phải viết rõ ràng và hấp dẫn để khiến người nhận tiếp tục đọc.
3) Sử dụng ngôn ngữ cơ bản.
Tránh sử dụng từ ngữ chuyên ngành hoặc ngôn ngữ hoa mỹ, hãy bám sát những điều cơ bản. Làm cho câu của bạn rõ ràng, đơn giản và ngắn gọn – nếu một câu yêu cầu nhiều hơn một dấu phẩy, hãy cân nhắc chia nó thành hai câu. Email của bạn càng dễ hiểu thì người nhận càng dễ dàng phản hồi nhanh chóng.
4) Sử dụng số.
Có một số cách bạn có thể sử dụng các con số và số liệu thống kê trong email của mình sẽ giúp bạn dễ dàng thu hút và giữ sự chú ý của người nhận hơn.
Các con số được viết dưới dạng chữ số (23) thay vì từ (hai mươi ba) đã được chứng minh là thu hút sự chú ý của người đọc khi họ nhanh chóng quét những gì họ đang đọc trực tuyến.
Các con số làm dữ liệu thống kê giúp email của bạn đáng tin cậy hơn, nó thể hiện sự thật, người đọc có thể bị thúc đẩy hơn để trả lời.
Danh sách được đánh số có lẽ thu hút sự chú ý của bạn hơn là viết ra ở định dạng đoạn văn.

5) Giữ email càng ngắn càng tốt.
Giữ email ngắn gọn và súc tích.
Các nhà nghiên cứu đã phân tích email trong 5 năm và họ nhận thấy rằng email ngắn hơn dẫn đến thời gian phản hồi nhanh hơn. Điều đó rất hữu ích khi bạn cho rằng việc đọc và trả lời email có thể tiêu tốn rất nhiều giờ trong tuần của bạn. Email ngắn hơn giúp bạn và người nhận dành ít thời gian hơn để viết và trả lời email, điều này giúp mọi người làm việc hiệu quả hơn.
Bạn có thể giữ cho email của mình ngắn hơn bằng cách sử dụng các con số, bỏ qua các từ không cần thiết như tính từ và trạng từ, đồng thời suy nghĩ cẩn thận về việc định dạng.
Độ dài email lý tưởng khác nhau tùy thuộc vào ngành của bạn, nhưng chúng tôi khuyên bạn nên giữ email của bạn có độ dài dưới 200 từ. Các tốc độ đọc màn hình trung bình là 200 từ mỗi phút, vì vậy nhằm giữ các thông điệp bên dưới mục tiêu đó là một nguyên tắc nhỏ.
6) Sử dụng gạch đầu dòng.
Bất cứ khi nào có thể, hãy sử dụng dấu đầu dòng hoặc danh sách được đánh số để sắp xếp cấu trúc email của bạn. Đây là lý do tại sao:
  • Dấu đầu dòng không yêu cầu câu đầy đủ, vì vậy bạn có thể sử dụng ít từ hơn để truyền tải cùng một thông điệp.
  • Dấu đầu dòng giúp chia nhỏ định dạng của email để duy trì sự chú ý của người đọc.
  • Danh sách được đánh dấu đầu dòng hoặc đánh số giúp phác thảo rõ ràng các bước trong một quy trình cần phải thực hiện, điều này rất hữu ích cho các cuộc họp hoặc sáng kiến lập hồ sơ qua email.
Chúng tôi đề nghị chỉ sử dụng ba gạch đầu dòng. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng bộ não của chúng ta thích được đưa ra với ba lựa chọn để xem xét. Sử dụng ba dấu đầu dòng hoặc các mục được đánh số trong email của bạn để có tác động tối đa.
7) Trả lời câu hỏi “vậy thì sao?”
Chỉ vì chủ đề email quan trọng đối với bạn không có nghĩa là người nhận nhất thiết phải đồng ý. Bạn cần đảm bảo rằng người đọc thoát khỏi email của bạn với câu trả lời cho câu hỏi “vậy thì sao?”
Nhà tâm lý học Ellen Langler nhận thấy rằng việc sử dụng từ “bởi vì” khiến mọi người có nhiều khả năng tuân thủ yêu cầu hơn. Bằng cách cung cấp lý do đằng sau việc yêu cầu ai đó giúp bạn hoặc làm điều gì đó cho bạn trong email, bạn sẽ giúp người nhận nói “có” dễ dàng hơn.
Khi yêu cầu người khác dành thời gian và nỗ lực, hãy đảm bảo bao gồm “bởi vì …” để họ có thể hiểu tác động của việc tuân thủ của họ.
8) Làm cho yêu cầu của bạn rõ ràng.
Một số email có yêu cầu rõ ràng và một số email thì không. Dù bằng cách nào, hãy đảm bảo trình bày rõ ràng những gì bạn cần từ người nhận email để giúp họ trả lời dễ dàng hơn.
Hãy nhớ cấu trúc email mà chúng tôi đã đề cập ở trên?
  • Mở lời chào
  • Lý do gửi email
  • Chi tiết
  • Kêu gọi hành động
  • Lời chào kết thúc
Bắt đầu email của bạn với lý do bạn gửi email, cung cấp cho người nhận thông tin chi tiết và “vậy thì sao?” của bạn và đóng email của bạn với một yêu cầu rõ ràng cho các bước tiếp theo. Cho dù bạn cần họ chỉnh sửa một bài đăng trên blog, tham gia một cuộc họp hay bạn không cần họ thực hiện bất kỳ hành động cụ thể nào tại thời điểm đó, hãy đảm bảo rằng đó là dòng cuối cùng trong email của bạn.
Dòng cuối cùng trong email của bạn có thể sẽ đáng nhớ nhất, vì vậy nếu người nhận không trả lời ngay lập tức, họ sẽ có thể dễ dàng nhớ những gì họ cần làm tiếp theo.

9) Biết khi nào nên thực hiện offline.
Đôi khi, email tốt nhất không phải là email. Thay vào đó, đó là một cuộc gọi điện thoại, một tin nhắn trực tiếp, một hội nghị ảo hoặc một cuộc họp trực tiếp.
Chúng tôi đã yêu cầu bạn giữ cho email của bạn rõ ràng và ngắn gọn nhất có thể. Vì vậy, nếu bạn đang soạn thảo thông điệp của mình và nhận thấy rằng nó yêu cầu bất kỳ điều nào sau đây, đó có thể là một dấu hiệu cho thấy đã đến lúc thay đổi những gì bạn đang làm:
  • Nếu email của bạn rất nhạy cảm về thời gian, hãy khám phá xem có cách nào nhanh hơn để tiếp cận người đó tại văn phòng hoặc sử dụng ứng dụng nhắn tin hay không.
  • Nếu bạn phải mất nhiều đoạn văn để trình bày ý kiến của mình, hãy cân nhắc xem bạn có muốn tạo một bản trình chiếu để trình bày trong một cuộc họp hay không.
  • Nếu bạn cần câu trả lời cho nhiều câu hỏi phức tạp (không phải là câu trả lời có hoặc không), hãy gửi lời mời họp thay thế – nhưng có các câu hỏi trong phần mô tả sự kiện để người nhận có thể chuẩn bị.
Một chỉ báo tốt để xác định xem bạn có nên thực hiện ngoại tuyến (offline) hay không là bạn mất bao lâu để viết ra email của mình. Nếu bạn phải tiếp tục chỉnh sửa và viết lại để làm rõ ý của mình, thì người nhận của bạn cũng có thể không rõ ràng.
May mắn thay, lời mời gặp mặt ngắn và ngọt ngào, và chúng liên quan đến câu trả lời có hoặc không đơn giản. Đảm bảo cung cấp ngữ cảnh trong phần mô tả sự kiện hoặc email trước cuộc họp để người tham dự có thể chuẩn bị sớm cho cuộc trò chuyện
 

Chủ đề mới

Thống kê

Chủ đề:
5,681
Bài viết:
7,184
Thành viên
93,336
Thành viên mới
nguyenduyanhofficial

Thành viên trực tuyến

Không có thành viên trực tuyến.
Top