14 năm luyện viết kỹ năng viết Email

Người khởi tạo B
BDTD
Ngày gửi Bình luận: 0 Lượt xem: 295

BDTD

Level 1
Một trong những kỹ năng quan trọng của 1 nhân sự là kỹ năng viết email, viết email xin lỗi khách hàng, viết email xử lý khủng hoảng truyền thông, viết email đề xuất cho Sếp, viết email cho đồng nghiệp...Các tình huống càng khó, thì càng phải cẩn trọng, ngôn ngữ email, dạng text luôn có thể bị bẻ cong nếu hiểu nhầm, hoặc cố ý gây nhiều nhầm.

14_nam_luyen_viet_ky_nang_viet_email-jpg.6227

Nhân lúc cảm xúc đang lên vì vừa được Sếp duyệt cho 1 đề xuất, thấy vui vui nên chia sẻ cho cả nhà 1 số kinh nghiệm sau nha.

1. Không bao giờ viết và gửi email trong lúc nóng giận, ngôn từ trong lúc nóng giận ko bao giờ kiểm soát được, nó được truyền từ não tới tay, và 1 chút sơ sẩy hồ đồ gửi đi thì không bao giờ thay đổi được nữa. Luôn để hôm sau hoặc vài ngày sau, khi nào phù hợp hẵng viết.

2. Ngôn từ luôn phải lịch sự, nhã nhặn, trau chuốt và trên cơ sở của sự tôn trọng. Dù đang trong dầu sôi lửa bỏng, dù căm ghét tột độ, cũng phải dựa trên sự tôn trọng, mình sẽ ko bao giờ biết lời lẽ của mình ảnh hưởng tới người khác như thế nào.

3. Viết nên có cảm xúc (ở đây là cảm xúc tích cực), nó sẽ giúp sự kết nối giữa người viết với người nhận, chứ không khô cứng như 1 bản điều luật, các nguyên tắc, hay hợp đồng. Hãy tận dụng yếu tố cảm xúc đó để chạm tới 'tym' người đọc. Dù đó không phải 1 lá thư tình, thì nó vẫn cần sự gần gũi, kết nối.

4. Nội dung email luôn đầy đủ các phần (mở đầu, thân, kết, và đầy đủ các màn chào hỏi), trừ các email mang tính chất xác nhận, ko cần quá màu mè, dài dòng.

5. Các ý trong email cần có sự sắp xếp một cách có chủ đích, không phải cái ý nào đến trước thì viết trước, có thể sắp xếp theo thứ tự quan trọng tăng dần, hoặc giảm dần, tùy theo mục tiêu của email muốn gửi đến là gì.

6. Nội dung email cũng không nên quá thiên lệch theo hướng chỉ màu hồng, hoặc chỉ màu xám, như vậy thể hiện rằng người viết không bao quát, hơi bị thiên lệch, cần thể hiện các góc nhìn đa chiều của người viết trong bày tỏ quan điểm.

7. Đặc biệt trong các đề xuất mong muốn người khác làm gì, thì luôn phải đặt mình vào vị trí của người đó và bản thân mình cũng phải 'dọn sẵn những thứ mình có thể làm được' để người khác dễ dàng đưa ra quyết định hơn, dễ dàng nhận lời cho mình hơn, chứ không bao giờ tạo 1 cảm giác 'đẩy việc' cho người khác, 'đẩy trách nhiệm' cho người khác, họ nhận được email đề xuất mà cảm giác như nhận 1 cục nợ. KHÔNG BAO GIỜ nên làm điều này. Nó sẽ tạo 1 cảm giác 1 email từ mình là 1 sự hãi hùng, và mình chỉ biết tới việc của mình, ko quan tâm tới người khác.

Vì ý cuối rất quan trọng, nên mình bonus cho 1 câu chuyện hồi còn đang học lớp master cách đây 14 năm, ông thầy người Pháp chia sẻ một triết lý là "Make it easy for people to give you money", đại ý rằng, nếu muốn người khác 'đưa' tiền cho bạn, thì hãy làm cho việc đó thật sự dễ dàng. Từ đó suy ra, muốn người khác làm việc gì, thì hãy tạo điều kiện thật sự dễ dàng cho họ hành động. Cái gì mình có thể làm cố được để đồng nghiệp, đối tác thực thi dễ dàng hơn, thì hãy cố làm, thể hiện sự thấu đáo của mình đã tính kỹ trước khi đề xuất cho họ.

Hy vọng rằng những chia sẻ này là hữu ích cho các bạn


(Giang Doan - BDTD)
 

Thành viên tích cực 30 ngày qua

4 bài đăng
K + 1 Kim2
1,209 bài đăng
1 bài đăng

Thống kê

Chủ đề:
5,143
Bài viết:
6,472
Thành viên
92,481
Thành viên mới
lephuocloc85

Thành viên trực tuyến

Top